Registre des communications à des tiers

Alex Leclerc doit tenir un registre à jour des renseignements personnels communiqués, notamment aux personnes suivantes :

• À une personne ou à un organisme ayant pouvoir de contraindre leur communication et qui les requiert dans l’exercice de ses fonctions, exemple : RBQ, Revenu Québec, etc.;

• À une personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée;

• À un service d’archives, si ce service d’archives est une personne qui exploite une entreprise qui a pour objet d’acquérir, de conserver et de diffuser des documents pour leur valeur d’information générale et si ce renseignement est communiqué dans le cadre d’une cession ou d’un dépôt des archives de l’entreprise;

• À l’autre partie à une transaction commerciale telle que défini aux présentes;

• À une personne qui peut utiliser ce renseignement à des fins d’étude, de recherche ou de statistique;

• À une personne qui, en vertu de la loi, peut recouvrer des créances pour autrui et qui le requiert à cette fin dans l’exercice de ses fonctions;

• À une personne si le renseignement est nécessaire aux fins de recouvrer une créance de l’entreprise;

• À un tiers d’une liste nominative.

  Une copie du registre à jour doit être transmise au RPRP.

  Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP »)
  L’EFVP est une démarche préventive visant à mieux protéger les renseignements personnels et à mieux respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auront un impact positif ou négatif pour le respect de la vie privée des personnes concernées.
  Lorsqu’applicable, Alex Leclerc procédera à la réalisation d’une EFVP afin d’identifier les risques d’atteinte à la vie privée engendrés par la communication des renseignements et l’évaluation de leurs impacts. Alex Leclerc verra également à mettre en place des stratégies pour éviter ces risques ou les réduire efficacement et prendre toutes les mesures afin de protéger efficacement ces renseignements personnels.

  4. CONSERVATION

  Sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi, les renseignements personnels collectés ne doivent être conservés que pour la période nécessaire à l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

  Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la durée de conservation des renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec le RPRP dont les coordonnées figurent à la section G « Responsable de la protection des renseignements personnels et l’application ».

  5. DESTRUCTION

  Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis sont accomplies, ces derniers doivent être détruits, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi.

  Avant de procéder à la destruction de ces renseignements personnels, une demande d’autorisation à cet effet doit être soumise au RPRP.

  Le RPRP déterminera si les renseignements personnels doivent être conservés pour une période additionnelle et, le cas échéant, devra préciser ce délai ainsi que les mesures de sécurité à mettre en place pour en assurer la protection.

  Dans le cas où les renseignements personnels doivent être détruits, le RPRP avisera la personne concernée en lui précisant la méthode de destruction adaptée au support des renseignements personnels et au niveau de confidentialité de ces derniers. Le rapport devra être conservé et la destruction devra être inscrite dans un registre à cette fin, lequel registre devra être tenu à jour par le RPRP.